第二节 股东名册的置备

一、置备义务主体

股东名册对于公司如此重要，自然应当妥善管理。各国公司法都明确了置备股东名册的义务主体和执行机关。我国股东名册的没有统一的规定，而是根据公司的形态和股份的种类不同而对股东名册分别加以规定。

我国现行《公司法》仅规定了公司是置备股东名册的义务主体，但笔者支持这样的观点：公司并非置备股东名册的惟一主体，股东名册的置备主体是多元化的。学者周友苏将我国现行立法所规定的股东名册的置备主体归纳为三类：证券登记结算机构负有登记上市公司证券持有人名册(股东名册)的义务；有些地方性规章也规定，未上市的股份公司应将股权托管在托管机构，这些托管机构须承担起制作股东名册的义务；我国的《公司登记条例》公司的登记事项包括：名称、住所、法定代表人、注册资本、企业类型、经营范围、营业期限、有限责任公司股东或者股份有限公司发起人的姓名或者名称。所以，工商登记机关也登记了股东名册的部分内容。综上所述，股东名册的配置主体并不是唯一的，归纳起来这些主体主要包括：公司、证券登记结算机构、托管机构以及其他主体[1]。

笔者赞同这位学者的部分看法，我认为股东名册的置备主体主要是公司，但对于上市公司而言，为方便股份的流通转让和保管，由证券登记结算机构来置备股东名册。但是笔者不赞同工商登记部门也是股东名册的置备机构的观点，虽然工商登记的内容与股东名册的内容有交叉，但二者有不同的目的和作用，工商登记的目的是为了保护动态的交易安全，而股东名册作为公司的内部文件，是为了处理公司和股东的管理关系，二者不可相互替代和混同。笔者在下文还会详细比较二者的效力差异。

（一） 上市公司股东名册的置备主体

我国《证券法》第一百五十七条规定证券登记结算机构履行的职能中包括：“证券持有人名册登记”；在第一百六十条中规定，“证券登记结算机构应当向证券发行人提供证券持有人名册及其资料。证券登记结算机构应当根据证券登记结算的结果，确认证券持有人持有证券的事实，提供证券持有人登记资料。证券登记结算机构应当保证证券持有人名册和登记过户记录真实、准确、完整，不得隐匿、伪造、篡改或者毁损。”在证监会发布的《关于印发〈上市公司章程指引（2006年修订）〉的通知》中对第三十一条有这样的注释：“公司应当与证券登记机构签订股份保管协议，定期查询主要股东资料以及主要股东的持股变更（包括股权的出质）情况，及时掌握公司的股权结构。”

《证券登记结算管理办法》进一步详细规定了证券登记结算机构的职责，第二十九条规定：“证券在证券交易所上市交易的，证券登记结算机构应当根据证券交易的交收结果办理证券持有人名册的变更登记。证券以协议转让、继承、捐赠、强制执行、行政划拨等方式转让的，证券登记结算机构根据业务规则变更相关证券账户的余额，并相应办理证券持有人名册的变更登记。证券因质押、锁定、冻结等原因导致其持有人权利受到限制的，证券登记结算机构应当在证券持有人名册上加以标记。”因此，上市公司的股权信息统一由证券登记结算机构来记载入证券持有人名册。

由证券登记结算机构负责上市公司的股东名册，有其合理性。首先，上市公司的股票按照规定己经全部托管在证券登记结算机构，股票转让、股票质押等交易又必须经证券登记结算机构登记，因此证券登记结算机构最有置备股东名册的信息优势和便利条件，其成为上市公司股东名册的置备主体顺理成章；其次，证券登记结算机构为证券交易提供集中的登记、托管与结算服务，是不以营利为目的的法人。因此，由证券登记结算机构作为独立的第三方，能够公正地对待各方当事人；并且，由于上市公司涉及到社会公众利益，将股东名册的登记由证券登记结算机构实施并允许公众查阅，符合证券法的公开原则。因此，可以说由证券登记结算机构来管理上市公司的股东名册，既符合成本效益原则，又可以保证登记资料的真实准确。

（二） 未上市股份公司的股东名册置备主体

对于未上市的股份公司，有些地方性规章规定，未上市的股份公司应将股权托管在托管机构，这些托管机构须承担起制作股东名册的义务，可惜其法律依据不足。[2]这些地方性规章的规定具有合理性，需要推广，我国未上市股份公司股权托管的必要性得到论证后，基于和上市公司相同的理由，股权托管机构因此也就有必要制作股东名册。股权托管机构制作的股东名册与公司置备的股东名册的关系，与上市公司的情况完全相同。企业与托管机构签订股份托管协议，由托管机构定期向公司提供股东名册，托管机构一般提供包括股份查询、证明、挂失、补办、冻结、修改和销户等账户服务，以及红利分发、送配股份、股份质押、股份冻结、股份变更等后续服务。当涉及股份转移时，由托管机构来提供包括股份继承、赠予、分割、转让等股份非交易过户和股权转让服务。

（三） 有限责任公司股东名册的置备主体

较之股份有限公司，有限责任公司的人合性色彩较为浓厚，股东数量有限，且股权转让受到一定的限制。因此，有限责任公司股权情况较为简单，不涉及大范围或频繁地流转，从而无需外部机构来集中托管或登记管理，可由公司自己来置备。

一般而言，公司是股东名册的置备义务主体，但在公司内部到底由谁来操作，由公司的那个机关来承担置备不合理的责任，我国公司法并未明确，仍需探讨。从法学理论上来说，义务主体需要具有权利能力和行为能力，是对外承担责任的主体，因此管理股东名册的义务机关是公司这样一个法律拟制的“人”。但公司通过内部机关的具体执行行为来履行自己的义务。即公司负有配置股东名册的法律义务，但是具体由内部特定机关来实施。

从域外的立法来讲，一般将董事会或董事、高管作为管理的执行机关。如，台湾《公司法》第一百六十九条第三款规定：“代表公司之董事应将股东名簿置备于本公司或者其指定之职务代理机构。”[3]而英国公司法中明确规定，公司的高管负责股东名册的管理。[4]但也有的立法例，交由公司自己来决定具体的执行机关，属于公司自治的范畴。如，《日本公司法典》规定：“股份公司，须将股东名册置备于其总公司。股份公司可以在公司章程规定设置股东名册管理人（指代替股份公司办理股东名册的制作及设置以及其他有关股东名册事务者）的意旨，并委托办理该事务。”[5]

笔者认为，由董事会负责股东名册管理似较妥当。首先，董事会是常设性机关，能够应对股权转让行为频繁的情形；其次，董事会是股东会或者股东大会的通知人，董事会通过对股东名册的配置能够知悉股东的实际情况，能够迅速地通知股东参加股东会或者股东大会，符合商法的效率原则；最后，配置股东名册是公司的法定义务，而董事会是代表公司执行业务的机关，故应当由董事会具体实施配置股东名册。

二、股东名册的查阅

股东对于股东名册的查阅权，一方面为保护股东个人之利益，另一方面为保护公司之利益，法律特别赋予股东之权利，也是为股东对于公司机关之间接的监视。故此项权利不可剥夺，不得以公司章程之规定或者股东会决议左右之，也就是股东的固有权利。

股东名册查阅制度在公司法中意义重大。例如查阅证券登记结算机构或股权托管机构制作的股东名册可以确定股权归属及变动等信息；而股东查阅公司制作的股东名册则可以获悉其他股东的姓名、名称和住所，这样股东才可以与其他股东共商公司经营事务，例如征集委托书、讨论派生诉讼、讨论管理层提出的建议等等。股东名册的查阅属于股东的知情权的内容。但是是否仅仅股东可以查阅股东名册?查阅需不需要正当的目的?查阅权的行使是否受到一定的限制?这些都是股东名册的查阅所需要考虑的问题。

（一）查阅权利主体

首先，股东及其代理人。股东名册记载的主要是股东的股权信息和个人信息，股东应当有权查阅相关的信息。《公司法》第九十八条赋予股份有限公司的股东查阅权，规定股东有权查阅公司章程、股东名册、公司债券存根等，并对公司的经营提出建议或者质询。我国修订后的《上市公司章程指引》第三十二条规定了公司股东享有的权利，其中包括：“查阅本章程、股东名册、公司债券存根、股东大会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议、财务会计报告；”此项查阅权，是否得由代理人行使，虽有疑问，然既无禁止之理由，应解为得由代理人行使。如《美国标准公司法》规定：“股东的代理人或者律师与其代理的股东享有同等的检查、复制权。”并且“股东”包括其股票由信托或者代表其的指定的人持有的受益所有人。[6] “在召开股东会议期间，任何股东、其代理人或者授权代表有权在会议的任何时间或者休会之时查阅股东名册。”[7]

其次，公司的债权人。由于公司的有限责任原则，债权人只能向公司追索债权而不能向股东追索，即使债权人知悉公司的股东也不能向股东进行追索债权。但是查阅股东名册对于债权人也是有一定意义的。首先，在法人人格否认的情况下，债权人需要知悉有关股东情况，来主张由相关股东承担连带责任。其次，在股份出质、被冻结等情况下，债权人通过查阅股东名册就可以知悉股权是否受到限制，从而有利于保护其合法权益。基于上述两点理由，笔者以为公司的债权人也应有查阅权。《日本商法》第二百六十三条第二款规定，“股东及公司债权人可以查阅或者纂写股东名册。”《日本公司法典》也规定：“股东及债权人，可随时提出查阅”等[8]。台湾《公司法》也规定，“股东及公司债权人得检具利害关系证明文件，指定范围，随时请求查阅或抄录”[9]公司不得拒绝。

而英国法规的查阅权的主体最为宽泛，不仅股东和债权人可以查阅，而且登机簿必须向公众予以开放，公司成员在支付了一定的费用以后可以复印登记簿的全部或一部分。公司也可以不对成员开放该登记簿，但每年不开放的时间不得超过30天并且要通过通知的形式进行公告[10]。

笔者认为，股东名册是处理公司和股东关系的内部文件，股东（包括股东的代理人）理所当然享有知情权，而债权人在特定的情况下，经申请也应可以查阅，从而平衡债权人和公司的利益。但是，社会公众的权利保障，由工商登记、证券登记机关的登记等公示制度来体现，公司作为以营利为目的法人，没有义务满足公众的查阅请求。 我国公司法应该规定并完善股东和公司的债权人的查阅权。

（二）查阅的条件

股东的查阅权需要公司的配合才能实现，但是也需要进行必要的限制，以防止查阅权的滥用，保障公司自身的利益和正常经营。我国修订后的《上市公司章程指引》第三十三条规定：“股东提出查阅前条所述有关信息或者索取资料的，应当向公司提供证明其持有公司股份的种类以及持股数量的书面文件，公司经核实股东身份后按照股东的要求予以提供。”《美国标准公司法》中规定：“股东只有满足下列情况方可以检查、复制有关记录：（1）该要求的作出是善意、出于正当目的；（2）就其目的和要求检查的记录作了合理的具体陈述；且（3）该记录与其目的有直接联系”[11]。第16.02节的(a)和(b)项规定了：“公司股东有权于通常的营业时间在公司的主要办公地或在公司规定的合理地点，检查、复制任何公司记录，但应至少提前5个工作日书面通知公司希望检查、复制的要求。”[12]在7.20节股东名册中规定：“在召开股东会议期间，任何股东、其代理人或者授权代表有权在会议的任何时间或者休会之时查阅股东名册。”[13]即股东在平时需要提前五个工作日履行通知义务，而在召开股东会议期间则不受该限制。

《日本公司法典》第一百二十五条第二款规定：“股东及债权人，在股份公司营业时间内，可随时提出下列请求。本场合，须先明示该请求的理由后提出：一，股东名册以书面形式作成时，请求阅览或誊写该书面材料；二，股东名册以电磁记录作成时，请求阅览或誊写以法务省省令规定的方法表示的记录于该电磁记录的事项。”[14]同时在第三款赋予公司一定的抗辩权：“股份公司，在出现前款请求时，除属于下列情况之一外，不得拒绝该请求。”即在以下情况下，公司可以抗辩股东的请求权：“一，提出该请求的股东或债权人（以下本款称‘请求人’）以与确保或行使其权利有关的调查之外的目的提出请求；二，请求人以妨碍该股份公司业务执行提出请求时；三，请求人经营实质上与该股份公司业务处于竞争关系的事业或者为该事业从事者时；四，请求人为向第三人通报通过阅览或誊写股东名册得知的事实而从中获利者时。”

台湾在1980年修正公司法时，增订相关规定“股东及债权人请求查阅或抄录章程及簿册时，须检具文件及指定范围，以免股东经常借抄录股东名簿以困扰公司或其他股东不法活动之情事发生。”[15]

考察其他立法例，行使查阅权的条件主要有：须基于善意的目的，如不得从中获利，不得从事违反竞业禁止的事务；且需出具相应的文件以证明其身份或目的。

（三）查阅权的范围

以上我们解决了哪些人可以在怎样的情况下，行使查阅权，笔者继续探讨查阅权都包含哪些具体的权利内容。

《美国标准公司法》在第16.03节规定了检查权的范围，其中（b）规定了复制记录的权利包括：“在合理的情况下，通过复印机或者其他方式接收副本的权利，包括可以提供且股东要求电子传输的副本。（c）公司可以自担费用满足股东依据第16.03节(b)小节第（3）款检查股东登记簿的要求，向股东提供股东清单，其编制日期不早于股东提出要求的日期。(d)公司可以向股东收取合理费用补偿向股东提供任何文件副本的劳动和材料成本。此收费不得超过制成、再制成或者传输记录的估算成本。”[16]

《日本公司法典》第一百二十五条第二款规定：“股东及债权人，在股份公司营业时间内，可随时提出下列请求。本场合，须先明示该请求的理由后提出：一股东名册以书面形式作成时，请求阅览或誊写该书面材料；二股东名册以电磁记录作成时，请求阅览或誊写以法务省省令规定的方法表示的记录于该电磁记录的事项。”[17]

台湾和英国也规定可以查阅和复制股东名册，但对于费用的承担则未作明确规定。笔者认为，管理股东名册是公司的义务，满足权利人的要求所产生的费用应该属于公司正常的营业成本，不应由股东或其他权利人承担。